견적서 · 견적 관리

견적서란?

견적서를 내미는 순간 영업의 대화 축이 바뀝니다. 그 전까지는 "얼마면 됩니까"를 주고받지만, 문서가 나가면 고객은 금액이 아니라 금액에 딸린 조건을 읽기 시작합니다. 그래서 잘 쓴 견적서는 가격표가 아니라 책임의 경계선입니다. 운반비는 누가 대는지, 설치와 시운전이 포함인지, 납기 지연 시 어떻게 하는지가 적혀 있으면 그 뒤 대화는 깎자가 아니라 빼자로 옮겨 갑니다.

실무에서는 견적을 두 종류로 구분해 씁니다. 예산 수립용으로 개략 금액만 주는 개산 견적에는 "본 견적은 참고용이며 확정 견적은 도면 확정 후 재발행"이라는 문구가 반드시 들어가야 하고, 확정 견적에는 유효기간과 승인자가 명시됩니다. 유효기간은 통상 15~30일을 쓰되 원자재나 환율 변동이 큰 품목은 7~14일로 줄이고 변동 조항을 답니다. 부가세는 별도인지 포함인지를 합계 옆에 못 박고, 개정본은 Rev.1, Rev.2처럼 차수를 남겨 어느 문서가 살아 있는지 한눈에 보이게 합니다. 제안서는 왜 우리인지를, 견적서는 얼마에 무엇까지인지를 담당하며, 고객이 발주서를 보내는 순간 견적의 조건이 계약 조건으로 그대로 넘어갑니다.

가장 흔한 오해는 "견적서는 참고용이니 법적 효력이 없다"는 생각입니다. 유효기간이 비어 있는 견적서를 받은 고객이 넉 달 뒤 그 금액으로 발주를 넣으면, 원자재가 20% 올랐어도 거절하기가 대단히 곤란해집니다. 제외 항목을 적지 않은 견적서도 같은 결과를 만듭니다. 설치·교육·출장비를 당연히 별도로 생각했는데 고객은 총액에 포함이라 읽고, 결국 마진에서 메우게 됩니다. 승인 없이 나간 "이번만" 특가는 더 위험합니다. 그 금액이 다음 거래의 기준가로 굳어져 원가를 다시 계산해도 되돌릴 수 없습니다.